Dla branży
Automatyzacja dla biur rachunkowych
KSeF od 2026, rosnąca liczba dokumentów, klienci spóźnieni z dostarczeniem faktur, ręczne wprowadzanie do Optimy czy Symfonii — to są realne bóle, które kosztują biuro etat lub dwa rocznie. Automatyzujemy OCR, KSeF, przypomnienia, raporty i onboarding tak, żeby zespół miał czas na doradztwo, a nie na przepisywanie.
Co automatyzujemy w biurze rachunkowym
Biuro rachunkowe to operacja oparta o dwa zasoby: czas księgowych i kompletność danych od klientów. Każda godzina ręcznego wprowadzania faktury, każdy telefon o brakujący wyciąg, każda sklejana ręcznie deklaracja to koszt, który rośnie liniowo z portfelem klientów. Automatyzacja przerywa tę zależność — biuro może obsługiwać dwa razy więcej klientów bez podwajania zespołu.
OCR faktur do Comarch Optima, Symfonii i Enova
Faktura PDF od klienta (mailem, z portalu, ze skanera) trafia automatycznie do OCR (SaldeoSmart, własny model albo gotowe usługi), dane są weryfikowane (NIP w GUS, biała lista VAT) i wprowadzane do Optimy, Symfonii lub Enova jako dokument do zatwierdzenia. Księgowy zatwierdza zamiast wprowadzać.
Przypomnienia do klientów o brakujących dokumentach
System pilnuje, jakich dokumentów brakuje od klienta na bieżący miesiąc. Jeśli do 5. nie wpłynęła np. faktura sprzedaży albo wyciąg bankowy, automatyzacja wysyła przypomnienie mailem lub SMS-em, eskaluje do księgowej po N dniach. Koniec z dzwonieniem do tych samych klientów co miesiąc.
Integracja z KSeF (Krajowy System e-Faktur)
Pobieramy faktury z KSeF dla każdego klienta biura, weryfikujemy z dokumentami papierowymi, wprowadzamy do systemu księgowego. Po wejściu obowiązkowego KSeF (etapowo od 2026) ma to przejść z opcji w obowiązek techniczny — przygotowujemy biuro tak, żeby skala dokumentów nie zabiła zespołu.
Automatyczne raporty miesięczne dla klientów
Raz w miesiącu, po zamknięciu okresu, system generuje dla każdego klienta raport (PIT, VAT, ZUS, koszty, przychody, marża, wynik podatkowy) w jednolitym formacie i wysyła go zaszyfrowanym mailem lub przez portal. Klient nie czeka na maila od księgowej, księgowa nie poświęca pół dnia na rozsyłanie.
Onboarding nowego klienta i obieg umowy
Nowy klient wypełnia formularz, podpisuje umowę online (Autenti, DocuSign), pełnomocnictwo UPL-1 trafia do urzędu skarbowego, dane firmowe są pobierane z GUS, klient zostaje założony w Optimie/Symfonii, w CRM, w systemie do dokumentów. Onboarding skraca się z 2 dni do 30 minut.
Konkretne problemy, które rozwiązujemy
Poniżej najczęstsze sytuacje, które słyszymy od właścicieli i kierowników biur rachunkowych. Każdy z tych problemów ma konkretne rozwiązanie technologiczne — zwykle dające się wdrożyć w tygodniach, nie miesiącach.
„Księgowi spędzają połowę dnia na ręcznym wprowadzaniu faktur”
Wpinamy OCR (SaldeoSmart jest najpopularniejszy w Polsce, ale działamy też na własnych pipeline'ach z modelami AI dla mniej standardowych dokumentów). Rozpoznane faktury trafiają do Optimy/Symfonii/Enova jako dokumenty do akceptacji. Księgowy zatwierdza, ewentualnie poprawia jeden numer — zamiast przepisywać 30 pól z każdej faktury.
„Klienci notorycznie spóźniają się z dokumentami, a przypominanie zajmuje godziny”
Automatyzacja sprawdza w systemie księgowym, czego brakuje od klienta na dany miesiąc, i wysyła kolejno: przypomnienie miłe (5. dnia), przypomnienie konkretne (10. dnia), eskalację do opiekuna (15. dnia). Każdy klient widzi w portalu, czego od niego potrzebujecie. Zespół rachunkowy nie musi być telefonistami.
„KSeF wchodzi w 2026 i nikt w biurze nie wie, jak to ma wyglądać operacyjnie”
Konfigurujemy pobieranie faktur z KSeF dla wszystkich klientów biura (po pełnomocnictwach), parowanie z dokumentami papierowymi, wprowadzanie do Comarch Optima/Symfonii/Enova/InsERT i obsługę faktur wystawianych przez klientów. Przygotowanie wcześniej oznacza, że pierwszy miesiąc pełnego KSeF nie zabija zespołu.
„Klienci dzwonią co dzień z pytaniem „kiedy raport za zeszły miesiąc?””
Standaryzujemy raport miesięczny (PDF + ewentualny dashboard online) i automatyzujemy jego dystrybucję po zamknięciu okresu. Klient dostaje go o stałym dniu, w stałej formie, przez bezpieczny kanał. Telefonów ubywa, opiekunowie odzyskują czas na realne pytania.
„Każdy nowy klient to dwa dni papierologii i pięć systemów do założenia”
Spinamy formularz onboardingowy z podpisem online umowy (Autenti/DocuSign), pobieraniem danych z GUS, generowaniem UPL-1, zakładaniem klienta w systemie księgowym, w CRM, w SaldeoSmart i w portalu klienta. Czas onboardingu spada z dwóch dni do około pół godziny zegarowej zespołu.
Narzędzia, z którymi pracujemy w biurach rachunkowych
Polskie biura rachunkowe pracują głównie na czterech systemach księgowych i kilku narzędziach pomocniczych. Nasza rola polega na spięciu tego, co już macie — z OCR, KSeF, portalem klienta i automatyką komunikacji.
Comarch Optima, Symfonia, Enova, InsERT
Cztery najpopularniejsze systemy księgowe w Polsce. Każdy ma własne API lub integracje (Optima przez Comarch ERP API, Symfonia przez Symfonia API, Enova przez SDK). Pracujemy na wszystkich, tworząc warstwę pośrednią, która przyjmuje dane z OCR, KSeF i innych źródeł i wprowadza je we właściwym formacie.
SaldeoSmart
Standard OCR faktur w polskich biurach rachunkowych. Spinamy SaldeoSmart z systemem księgowym i z mailami klientów (faktury wpływają z różnych skrzynek, automatycznie trafiają do SaldeoSmart). Robimy też logikę uzupełniającą — gdy SaldeoSmart nie poradzi sobie z dokumentem, eskalacja do księgowego, a nie cisza.
KSeF
Krajowy System e-Faktur. Pobieranie faktur dla klientów biura (po pełnomocnictwach), weryfikacja, parowanie, wprowadzanie do systemu księgowego. Obsługujemy zarówno przyjmowanie faktur kosztowych klientów, jak i wystawianie faktur sprzedaży przez klientów (jeśli biuro to robi w ich imieniu).
n8n
Self-hosted automatyzacja, w której budujemy większość przepływów dla biur rachunkowych. Pełna kontrola nad danymi (RODO, tajemnica zawodowa), brak limitów na liczbę dokumentów. Idealna dla biur z portfelem 50+ klientów, gdzie liczba operacji miesięcznie idzie w tysiące.
Zapier i Make
Sprawdzają się w mniejszych biurach lub jako uzupełnienie n8n dla prostych integracji (np. lead z formularza → CRM, dokument w Drive → folder klienta). Make daje dobre możliwości w niskiej cenie, Zapier wygrywa szerokością integracji z mniej technicznymi narzędziami.
Pipedrive lub HubSpot
Dla części handlowej biura (pozyskiwanie nowych klientów). Spinamy CRM z onboardingiem, podpisem umowy, fakturowaniem retainera księgowego i — jeśli biuro tego potrzebuje — z bazą klientów w systemie księgowym.
Po szczegóły dotyczące samej platformy automatyzacji zajrzyj do n8n lub Zapier i Make. Integracje z systemami księgowymi i KSeF opisujemy w sekcji integracji API.
Dla kogo
Dla biur rachunkowych z portfelem od kilkudziesięciu klientów wzwyż, w których ręczne wprowadzanie faktur, gonienie klientów za dokumentami i klepanie raportów miesięcznych zaczyna pochłaniać większość czasu zespołu. Pracujemy zarówno z biurami pełnoksięgowymi, jak i z biurami obsługującymi głównie JDG/KPiR/ryczałt. Szczególnie często wdrażam automatyzację raportowania miesięcznego oraz integracje OCR i KSeF z systemami księgowymi (integracje API).
Najczęściej zadawane pytania
Pracujemy w Comarch Optima. Czy automatyzacja wymaga zmiany systemu?
Mamy SaldeoSmart, ale tylko częściowo wykorzystany. Da się to lepiej spiąć?
Jak wygląda automatyzacja KSeF w 2026?
Co z tajemnicą zawodową i RODO?
Ile kosztuje wdrożenie automatyzacji w biurze rachunkowym?
Mamy 30 klientów. Czy to ma sens przy takiej skali?
Klienci wysyłają faktury w 5 różny sposób (mail, Drive, paczka, portal). Da się to ujednolicić?
KSeF blisko, a zespół już dziś nie wyrabia z papierami?
Opisz, jak dziś wygląda obieg dokumentów w biurze. Wskażemy konkretne miejsca, gdzie automatyzacja odda zespołowi kilkanaście godzin tygodniowo.
Zamów diagnozęBezpłatna diagnoza · Odpowiedź w 24h