Integracje

Integracja CRM z ERP

Handlowcy pracują w CRM, księgowość i magazyn w systemie ERP, a między nimi stoi człowiek, który przepisuje dane w obie strony. Spinam te dwa światy tak, żeby dane szły same, a rozjazd był widoczny od razu, nie na koniec miesiąca.

Opisz swoje dwa systemyOdpisuję zwykle tego samego dnia

Pierwsza decyzja: gdzie jest źródło prawdy

Dla każdego rodzaju danych musi istnieć jeden system, który rozstrzyga spór. Kontrahent zwykle należy do ERP, bo tam powstaje faktura i tam pilnuje się numeru identyfikacyjnego. Szansa sprzedaży należy do CRM, bo w ERP nie ma czegoś takiego. Integracje psują się najczęściej wtedy, gdy obie strony wolno edytować i obie wygrywają na zmianę.

Druga decyzja: po czym poznajemy, że to ten sam kontrahent

Dopasowanie po nazwie nie działa, bo w CRM stoi nazwa handlowa, a w ERP pełna nazwa rejestrowa ze spółką i skrótami. Klucz buduję na numerze identyfikacji podatkowej, a jeśli go nie ma, na parze adres i numer klienta. Przed uruchomieniem robię zestawienie tego, co się nie dopasowało, bo to zwykle kilka procent bazy i lepiej rozstrzygnąć je ręcznie raz niż produkować duplikaty w nieskończoność.

Trzecia decyzja: w którym momencie dokument idzie do ERP

Zwykle przy przejściu szansy sprzedaży w wygraną, ale nie zawsze. W firmach z zamówieniami częściowymi sensowniej wypychać dokument dopiero po potwierdzeniu dostępności, inaczej magazyn dostaje zamówienia na towar, którego nie ma. Ten jeden wybór decyduje o tym, czy księgowość będzie potem ręcznie anulować dokumenty.

Czwarta decyzja: co się dzieje, gdy nie zadziała

Integracja bez obsługi błędów to integracja, o której dowiadujesz się od klienta. Każda nieudana operacja trafia do kolejki i jest ponawiana, a jeśli dalej nie przechodzi, dostajesz jedno zbiorcze powiadomienie z treścią błędu i możliwością ponowienia jednym kliknięciem. Cisza oznacza wtedy, że naprawdę wszystko poszło, a nie że nikt nie patrzył.

Stany magazynowe i ceny w drugą stronę

Handlowiec potrzebuje w CRM aktualnej ceny i informacji o dostępności, żeby nie obiecywać rzeczy, których nie ma. To synchronizacja odwrotna, z ERP do CRM, i zwykle wystarczy jej odświeżanie cykliczne zamiast reakcji na każde zdarzenie, bo stan sprzed kwadransa jest wystarczająco dobry, a obciążenie systemu dużo mniejsze.

Czego nie zrobię

Nie wejdę w integrację, w której obie strony mają swobodnie edytować te same pola i nikt nie chce rozstrzygnąć, kto ma rację. To nie jest problem techniczny, tylko decyzja organizacyjna, i bez niej każde rozwiązanie będzie generować rozjazdy. Powiem to na początku, a nie po wdrożeniu.

Cennik

Rozpoznanie

0 zł

Zanim cokolwiek zlecisz.

Sprawdzam, czy Twój ERP wystawia interfejs programistyczny, czy trzeba przez pliki
Zestawienie kontrahentów, którzy nie dopasują się automatycznie
Informacja, czy integracja ma sens, czy taniej wyjdzie zmiana procesu

Zamów

Najczęściej wybierany

Jeden kierunek

2 900 zł

Najczęstszy start: z CRM do ERP.

Kontrahent i dokument sprzedaży z CRM do ERP
Dopasowanie po numerze identyfikacji podatkowej, z listą wyjątków
Kolejka ponowień i powiadomienie o błędach
Dokumentacja i przekazanie dostępów

Zamów

W obie strony

5 900 zł

Z synchronizacją stanów i cen z powrotem.

Wszystko z wariantu jednokierunkowego
Stany magazynowe i cennik z ERP do CRM
Status płatności widoczny przy szansie sprzedaży
Panel z historią synchronizacji i ręcznym ponowieniem
Pierwszy miesiąc opieki w cenie

Zamów

Najczęstsze pytania

Z jakimi systemami to robisz?

Od strony CRM najczęściej Pipedrive i HubSpot, bo oba mają porządny interfejs programistyczny i zdarzenia. Od strony ERP liczy się nie nazwa, tylko to, czy system udostępnia interfejs, czy tylko import i eksport plików. Przy plikach integracja też jest możliwa, tylko działa cyklicznie zamiast natychmiast, i mówię o tym wprost przed wyceną.

Co, jeśli nasz ERP nie ma żadnego interfejsu?

Wtedy zostaje wymiana plikami w uzgodnionym formacie, podłożonych w miejsce, które ERP sam odczytuje, albo praca na jego bazie danych w trybie odczytu. Drugie rozwiązanie bywa jedyne, ale niesie ryzyko przy aktualizacjach systemu i traktuję je jako ostateczność, nie jako domyślny wybór.

Ile to trwa?

Wariant jednokierunkowy to zwykle od dwóch do trzech tygodni, licząc od momentu, w którym mam dostępy testowe do obu systemów. Największą część tego czasu zajmuje nie kod, tylko uzgodnienie, co ma się dziać z kontrahentami, którzy nie dopasowali się automatycznie.

Czy dane wychodzą poza naszą firmę?

Nie muszą. Integrację można postawić na Waszym serwerze, wtedy dane idą wyłącznie między Waszym CRM a Waszym ERP. Jeśli wolicie rozwiązanie chmurowe, powiem, co dokładnie przechodzi przez czyją infrastrukturę, zanim cokolwiek uruchomimy.

Co zostaje po zakończeniu?

Kod, dostępy i dokumentacja, po Waszej stronie. Nie ma tu żadnego mojego panelu, bez którego integracja przestaje działać, i nie ma abonamentu, który trzeba płacić, żeby dane dalej się synchronizowały. Opieka jest dobrowolna i dotyczy reagowania na zmiany po stronie dostawców, nie dostępu do własnego rozwiązania.

To nie to, czego szukasz?

Inne gotowce ze stałą ceną, które rozwiązują jeden konkretny problem.

Raport due-diligence dla kupującego

Sprawdź auto przed zakupem

price-check 5 zł, pełny raport 15 zł

od 5 zł→

Ile to kosztuje, rozbite na pozycje

Wdrożenie n8n

licencja n8n na własnym serwerze: 0 zł

od 790 zł→

Stanęła integracja albo scenariusz

Pogotowie automatyzacji

odpowiedź do 2 godzin w godzinach pracy

diagnoza 49 zł→

Napisz, co masz po obu stronach

Wystarczy nazwa CRM, nazwa systemu ERP i jedno zdanie o tym, co dziś ktoś przepisuje ręcznie. Odpiszę, czy da się to spiąć, w którą stronę zacząć i jakie są widełki.

Co dostajesz po zgłoszeniu:

ocenę, czy automatyzacja ma sens w Twoim przypadku
wskazanie pierwszego procesu do uruchomienia
orientacyjne widełki kosztu wdrożenia
odpowiedź w ciągu 24h

Pełna dokumentacja techniczna i mapa AS-IS → TO-BE to zakres płatnego audytu, diagnoza daje wstępny kierunek, nie pełny projekt.