Numer KSeF w tytule przelewu od 1 stycznia 2027: co zmienić w płatnościach firmy
Od nowego roku przelew za fakturę z KSeF niesie w tytule jej numer KSeF albo zbiorczy identyfikator. Firma, która płaci z paczek przelewów albo przepisuje dane z PDF ręcznie, musi to przygotować przed pierwszą płatnością w styczniu.
Co mówi przepis
Art. 108g ustawy o VAT stosuje się do płatności dokonanych od 1 stycznia 2027. Nabywca, który jest czynnym podatnikiem VAT i płaci innemu czynnemu podatnikowi za fakturę ustrukturyzowaną albo za fakturę wystawioną offline, podaje w tytule numer KSeF tej faktury. Dotyczy to przelewu i każdego innego instrumentu płatniczego, w którym da się wpisać tytuł. Przy poleceniu zapłaty obowiązek ma wystawca faktury, a gdy za nabywcę płaci ktoś inny, ten podmiot trzeci.
Jedna faktura czy kilka
Za jedną fakturę wpisujesz jej numer KSeF. Za kilka faktur jednego sprzedawcy wpisujesz zbiorczy identyfikator: numer nadawany zestawowi co najmniej dwóch faktur. Generuje go wystawca albo odbiorca w Aplikacji Podatnika KSeF lub w programie księgowym połączonym z API KSeF, po podaniu listy numerów. Ma 35 znaków, na przykład 9999999999-IZ202602-FFFFFFFFFFFF-FF.
Podzielona płatność
Obowiązek obejmuje także MPP. Od 1 stycznia 2027 komunikat przelewu w podzielonej płatności zawiera numer KSeF faktury, a przy płatności za kilka faktur zbiorczy identyfikator zastępuje okres, który wpisuje się dziś.
Kiedy numeru nie podajesz
Gdy faktura wystawiona offline nie trafiła do KSeF z powodu ogłoszonej awarii systemu. Obowiązek nie obejmuje też płatności dla konsumenta ani dla kontrahenta, który nie jest czynnym podatnikiem VAT.
Co zmienić w systemie firmy
- Pole numeru KSeF przy fakturze kosztowej w programie księgowym albo w CRM. Numer przychodzi razem z fakturą pobraną z KSeF, więc najpewniej zapisywać go automatycznie, a nie przepisywać.
- Eksport paczek przelewów do banku z numerem KSeF albo zbiorczym identyfikatorem w tytule. Sprawdź na próbnej paczce, czy program i bank przenoszą numer w całości.
- Kontrola przed wysyłką. Literówka w numerze przepisanym z PDF to przelew z błędnym tytułem. Numer sprawdzisz w kilka sekund naszym narzędziem do numeru KSeF: NIP sprzedawcy, datę i sumę kontrolną.
- Kto robi przelewy ręcznie. Jeśli płatności zleca ktoś przepisujący dane z faktur, to miejsce do zautomatyzowania w pierwszej kolejności. Możemy spiąć KSeF z Twoim systemem tak, żeby numer przechodził od faktury do przelewu bez kopiowania.
Pozostałe zmiany na koniec przepisów przejściowych zbiera lista kontrolna KSeF na 1 stycznia 2027. Podstawa: opis numeru KSeF i zbiorczego identyfikatora oraz pytania i odpowiedzi na ksef.podatki.gov.pl.
Pytania
Od kiedy trzeba podawać numer KSeF w przelewie?
Art. 108g ustawy o VAT stosuje się do płatności dokonanych od 1 stycznia 2027. Liczy się dzień płatności, a nie dzień wystawienia faktury, więc obowiązek obejmie też faktury z 2026 opłacane w styczniu.
Czy numer KSeF trzeba podać przy płatności w MPP?
Tak. Od 1 stycznia 2027 komunikat przelewu w mechanizmie podzielonej płatności zawiera numer KSeF faktury. Przy kilku fakturach zamiast okresu podajesz zbiorczy identyfikator.
Co wpisać, gdy jednym przelewem płacę kilka faktur?
Zbiorczy identyfikator płatności z KSeF. Nadaje się go co najmniej dwóm fakturom jednego sprzedawcy, a wygenerować może go wystawca albo odbiorca faktur.
Czy obowiązek dotyczy płatności dla osoby prywatnej?
Nie. Przepis obejmuje płatności czynnego podatnika VAT na rzecz innego czynnego podatnika VAT za faktury ustrukturyzowane albo wystawione offline i przesłane do KSeF.
Autor: Paweł Iwanek, Fluxlab. Zaktualizowano .
Chcesz, żeby numer KSeF sam trafiał do przelewu?
Bezpłatna diagnoza procesu, bez zobowiązań.
Bezpłatna diagnoza