Darmowa lista kontrolna
KSeF od 1 stycznia 2027: co musicie mieć domknięte
Tego dnia kończą się naraz wszystkie przepisy przejściowe Krajowego Systemu e-Faktur: limit faktur poza KSeF, wyjątek dla kas rejestrujących i swoboda przy przelewach. Sześć pytań poniżej pokazuje, co jeszcze zostało do zrobienia, a na końcu dostajecie wykaz braków gotowy do wysłania księgowej. Bez rejestracji i bez podawania jakichkolwiek danych.
Darmowe narzędzie: Lista KSeF na 1 stycznia 2027
Lista na 1 stycznia 2027: co musicie mieć domknięte
Tego dnia kończą się naraz wszystkie przepisy przejściowe KSeF. Same kary mają zostać przesunięte na 2028 rok, ale obowiązki z tej listy zaczynają obowiązywać w styczniu 2027 niezależnie od nich. Sześć pytań, przy każdym zaznaczcie, czy macie to załatwione. Na końcu dostaniecie listę tego, co zostało, gotową do wysłania księgowej albo osobie od systemu.
1. Czy wszystkie faktury dla firm wystawiacie już w KSeF?
Co się zmienia: 1 stycznia 2027 znika limit 10 tys. zł brutto miesięcznie na faktury wystawiane poza KSeF. Od tego dnia każda faktura dla firmy musi przejść przez system.
Co zrobić: Jeżeli choć część faktur powstaje w Wordzie, w Excelu albo w programie bez KSeF, przenieście je do programu z KSeF albo do darmowej Aplikacji Podatnika KSeF jeszcze w 2026, kiedy pomyłka nic nie kosztuje.
2. Czy macie ustalone, gdzie od stycznia powstanie faktura do sprzedaży z kasy?
Co się zmienia: Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej, w tym paragony z NIP do 450 zł uznawane za faktury uproszczone, są poza KSeF tylko do 31 grudnia 2026.
Co zrobić: Jeżeli sprzedajecie przez kasę, a klienci proszą o fakturę, wybierzcie program, w którym ta faktura powstanie od stycznia, i przećwiczcie to na jednym dokumencie. Jeżeli nie macie kasy, ten punkt Was nie dotyczy.
3. Czy numer KSeF faktury kosztowej jest pod ręką, kiedy robicie przelew?
Co się zmienia: Od 1 stycznia 2027 przelew za fakturę z KSeF między czynnymi podatnikami VAT ma zawierać jej 35-znakowy numer KSeF. Przy zapłacie za wiele faktur jednego kontrahenta wystarczy jeden identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF. Nie dotyczy to płatności kartą, BLIK-iem ani gotówką.
Co zrobić: Sprawdźcie, czy numer KSeF trafia z programu księgowego do pliku przelewów albo do banku. Jeżeli przelewy robi ktoś, kto widzi tylko PDF faktury, numer będzie przepisywany ręcznie przy każdej płatności.
4. Czy ktoś regularnie pobiera faktury kosztowe z KSeF?
Co się zmienia: Faktura od dostawcy jest uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru w KSeF. Dostawca nie musi już wysyłać jej mailem, więc termin płatności biegnie także wtedy, gdy nikt do systemu nie zajrzał.
Co zrobić: Ustalcie, kto i jak często pobiera faktury zakupowe i dokąd one trafiają. Bez tego o fakturze dowiecie się dopiero z upomnienia dostawcy.
5. Czy macie certyfikat KSeF do wystawiania faktur w trybie offline?
Co się zmienia: Gdy KSeF nie działa albo nie ma internetu, fakturę wystawia się w trybie offline i wysyła do systemu później. Taka faktura przekazana klientowi poza systemem musi mieć dwa kody QR, a drugiego nie da się wygenerować bez certyfikatu KSeF typu 2, ważnego 2 lata.
Co zrobić: Wygenerujcie certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF teraz, a nie w dniu awarii. Tokeny do logowania zostają, bo Ministerstwo Finansów zrezygnowało z ich wygaszenia, więc certyfikat nie zastępuje tokenu, tylko go uzupełnia.
6. Czy widzicie, która faktura została odrzucona albo jeszcze nie wysłana?
Co się zmienia: Kary z art. 106ni ustawy o VAT, czyli do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza KSeF albo do 18,7% kwoty należności przy fakturze bez VAT, miały zacząć obowiązywać 1 stycznia 2027. Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026, że przesunie je na 1 stycznia 2028, i rozpoczęło prace nad ustawą. To na dziś zapowiedź, a nie uchwalone prawo, więc nie planujcie w oparciu o pewność, że kary nie przyjdą wcześniej. Sam obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie jest zawieszony ani o jeden dzień.
Co zrobić: Program albo integracja muszą pokazywać stan każdej faktury: przyjęta z numerem KSeF, odrzucona albo czekająca na wysłanie po trybie offline. Faktura odrzucona po cichu wygląda w systemie tak samo jak wystawiona.
Źródła: serwis Ministerstwa Finansów o trybie offline24 i limicie 10 tys. zł, ustawa o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026. To lista techniczna, nie porada podatkowa.
Dla biur rachunkowych: wiadomość do klientów
Część klientów dowie się o końcu przepisów przejściowych dopiero z pierwszej odrzuconej faktury w styczniu. Poniżej jest gotowy tekst do wysłania im mailem. Klient przechodzi listę sam, a do biura wraca z konkretnym wykazem braków zamiast pytania „co z tym KSeF”. Tekst można dowolnie zmieniać, podpisać swoją nazwą i wysłać bez podawania nam czegokolwiek.
Dzień dobry, 1 stycznia 2027 kończą się przepisy przejściowe KSeF. Od tego dnia: - każda faktura dla firmy musi przejść przez KSeF, także te do 10 tys. zł miesięcznie, które dziś można jeszcze wystawiać poza systemem, - faktury z kasy rejestrującej, w tym paragony z NIP do 450 zł, też muszą przechodzić przez KSeF, - przelew za fakturę z KSeF między czynnymi podatnikami VAT ma zawierać jej numer KSeF, - faktura kosztowa jest otrzymana w dniu nadania jej numeru w KSeF, nawet jeśli nikt jej stamtąd nie pobrał. Prosimy o przejście sześciu pytań z tej listy, zajmuje to kilka minut: https://fluxlab.pl/ksef-2027 Na końcu powstaje wykaz tego, co zostało do zrobienia. Prosimy go skopiować i odesłać nam w odpowiedzi na tę wiadomość, wtedy ustalimy, co trzeba zmienić przed styczniem. Pozdrawiamy
Częste pytania o KSeF w 2027
- Co się zmienia w KSeF 1 stycznia 2027?
- Kończą się naraz wszystkie przepisy przejściowe. Znika limit 10 tys. zł brutto miesięcznie na faktury wystawiane poza KSeF, więc każda faktura dla firmy musi przejść przez system. Faktury z kas rejestrujących, w tym paragony z NIP do 450 zł, też muszą przez niego przechodzić. Przelew za fakturę z KSeF między czynnymi podatnikami VAT ma zawierać jej numer KSeF albo identyfikator zbiorczy.
- Czy kary za fakturę poza KSeF zaczną obowiązywać w 2027?
- Kary z art. 106ni ustawy o VAT, do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza KSeF albo do 18,7% kwoty należności przy fakturze bez VAT, miały ruszyć 1 stycznia 2027. 16 września 2026 Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie ich na 1 stycznia 2028 i rozpoczęło prace nad ustawą. To zapowiedź, a nie uchwalone prawo. Sam obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie jest zawieszony ani o jeden dzień.
- Czy numer KSeF trzeba podawać w każdym przelewie?
- Od 1 stycznia 2027 obowiązek dotyczy zapłaty za fakturę z KSeF między czynnymi podatnikami VAT. Przy zapłacie za wiele faktur jednego kontrahenta wystarczy jeden identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF. Nie dotyczy płatności kartą, BLIK-iem ani gotówką.
- Czy tokeny KSeF wygasają z końcem 2026 roku?
- Nie. Ministerstwo Finansów zrezygnowało z wygaszenia tokenów. Do wystawiania faktur w trybie offline potrzebny jest jednak certyfikat KSeF typu 2, bo bez niego nie da się wygenerować drugiego kodu QR na fakturze przekazanej klientowi poza systemem. Certyfikat generuje się w Aplikacji Podatnika KSeF i jest ważny 2 lata.
- Od kiedy faktura kosztowa z KSeF jest uznana za otrzymaną?
- Od dnia nadania jej numeru w KSeF. Dostawca nie musi wysyłać jej mailem, więc termin płatności biegnie także wtedy, gdy nikt nie pobrał faktury z systemu.
- Mamy mniej niż 10 tys. zł faktur miesięcznie. Czy musimy coś robić?
- Tak, ale do końca 2026 roku. Limit 10 tys. zł brutto miesięcznie pozwala wystawiać faktury poza KSeF tylko do 31 grudnia 2026. Przy kilku fakturach miesięcznie wystarczy darmowa Aplikacja Podatnika KSeF od Ministerstwa Finansów albo program do fakturowania z obsługą KSeF.
Kiedy faktury powstają poza programem księgowym
Punkty o przelewach, fakturach kosztowych i stanie faktur to miejsca, gdzie dane przechodzą między programami. Jeżeli faktury powstają w sklepie, w systemie zamówień albo w CRM, a ktoś przenosi je dziś ręcznie, sprawdźcie, od kiedy obowiązek dotyczy Waszej grupy podatników i co da się spiąć z KSeF.