KSeF

Integracja z KSeF

Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy, ale nikt nie każe przeklejać do niego faktur ręcznie z osobnej aplikacji. Spinam z nim system, którego już używacie, żeby faktura wychodziła tam, gdzie powstaje, a numer KSeF i UPO zapisywały się przy dokumencie.

Sprawdź, co Was obowiązujeDwa kliknięcia, bez wpisywania czegokolwiek

Co z KSeF obowiązuje Was już dziś, a co jeszcze nie

Terminy weszły etapami i większość z nich już minęła, ale do końca 2026 roku działa kilka wyjątków naraz. Naciśnijcie swój przypadek, a rozpiszę, co obowiązuje, jaki wyjątek jeszcze Was chroni i ile dni mu zostało. Nic nie trzeba wpisywać.

Terminy i limity pochodzą z serwisu Ministerstwa Finansów: terminy wystawiania faktur oraz zasady limitu 10 tys. zł. To sprawdzenie techniczne, nie porada podatkowa, a przypadki nietypowe rozstrzyga treść ustawy i Wasz księgowy.

Napisałem klienta tego API i oddałem go za darmo

Kod leży publicznie pod adresem github.com/rodorn/fluxlab-ksef-integracja: klient API v2 z uwierzytelnianiem tokenem, obsługą sesji, wysyłką faktury i pobraniem UPO, budowanie XML w schemacie FA(3) z walidacją struktury i numeru NIP, oraz gotowy przykład importu faktur kosztowych do pliku CSV. Repozytorium działa w trybie demo, bez konta w KSeF, więc można je uruchomić u siebie w kilka minut i ocenić przed rozmową z kimkolwiek.

Numer KSeF i UPO to nie są szczegóły techniczne

To najczęstszy błąd w takich wdrożeniach. Integracja wysyła fakturę, dostaje odpowiedź i wygląda na gotową, tylko nigdzie nie zapisuje numeru KSeF ani urzędowego poświadczenia odbioru. Bez nich nie ma czym wykazać, że faktura została przyjęta, a od 1 stycznia 2027 numer KSeF trzeba podawać przy płatności, czyli musi być dostępny poza systemem księgowym.

Faktura odrzucona wygląda jak wystawiona

Sesja potrafi nie odpowiedzieć, a dokument zostać odrzucony na poziomie schematu. Jeżeli nie ma kolejki z ponowieniami i miejsca, w którym widać stan każdej faktury, odrzucenie przechodzi po cichu i wychodzi dopiero przy zamknięciu miesiąca. Buduję to jako kolejkę ze stanami, a nie jako jedno wywołanie po zapisaniu dokumentu.

Druga strona, czyli faktury kosztowe

Odbiór faktur w KSeF obowiązuje wszystkich od 1 lutego 2026, więc dokumenty od dostawców już tam są, niezależnie od tego, czy ktoś je stamtąd zabiera. Pobieranie ich automatycznie i wkładanie do systemu obiegu dokumentów albo do księgowości bywa większą oszczędnością niż sama wysyłka, bo tę i tak wykonuje program.

Co zostaje poza systemem

Sprzedaż dla osób prywatnych, procedury OSS i IOSS oraz, do 31 grudnia 2026, faktury z kas rejestrujących. Przy sprzedaży mieszanej te strumienie trzeba rozdzielić na etapie wdrożenia, inaczej do KSeF trafi dokument, którego tam być nie powinno.

Kiedy to się nie opłaca

Przy kilku fakturach miesięcznie wystarczy darmowa Aplikacja Podatnika KSeF od Ministerstwa Finansów albo zwykły program do fakturowania z wbudowaną obsługą systemu. Integracja ma sens tam, gdzie faktury powstają w Waszym systemie sprzedażowym albo jest ich na tyle dużo, że ktoś je dziś przenosi ręcznie.

Cennik

Rozpoznanie

0 zł

Zanim cokolwiek zlecicie.

Sprawdzam, czy Wasz system da się z tym spiąć i czym
Informacja, czy wystarczy Wam gotowy program zamiast wdrożenia
Gotowy klient API do uruchomienia u siebie, publicznie

Zamów

Najczęściej wybierany

Odbiór faktur kosztowych

4 900 zł

Najczęstszy zakres na start.

Faktury zakupowe pobierane z KSeF automatycznie
Trafiają do księgowości, obiegu dokumentów albo arkusza
Numer KSeF i UPO zapisane przy każdym dokumencie
Kod i dostępy zostają u Was

Zamów

Wystawianie i odbiór

9 900 zł

Z wysyłaniem faktur z Waszego systemu.

Wszystko z wariantu podstawowego
Wysyłka w schemacie FA(3), z walidacją przed wysłaniem
Kolejka ponowień i widok stanu każdej faktury
Rozdzielenie sprzedaży dla firm i dla osób prywatnych
Pierwszy miesiąc opieki w cenie

Zamów

Najczęstsze pytania

Mamy program księgowy, który obsługuje KSeF. Po co nam integracja?

Najprawdopodobniej po nic i tak powiem, jeśli tak wyjdzie z rozpoznania. Integracja przydaje się wtedy, gdy faktury powstają poza programem księgowym, na przykład w sklepie, w systemie zamówień albo w CRM, i ktoś je dziś przenosi ręcznie. Drugi przypadek to faktury kosztowe, których program księgowy często nie pobiera sam.

Czy to znaczy, że musimy zmienić program do faktur?

Nie. Sens integracji polega właśnie na tym, żeby zostawić Wam narzędzie, w którym umiecie pracować, i dołożyć pod spodem warstwę rozmawiającą z KSeF. Zmiana programu jest osobną decyzją i jeżeli i tak ją rozważacie, lepiej najpierw ją podjąć, a dopiero potem spinać cokolwiek.

Skąd mam wiedzieć, że umiecie to zrobić?

Z kodu, pod adresem github.com/rodorn/fluxlab-ksef-integracja. Jest tam klient API v2, budowanie faktury w schemacie FA(3), testy uruchamiane automatycznie przy każdej zmianie i tryb demo, który działa bez konta w KSeF. Możecie go uruchomić sami albo dać do oceny swojemu programiście, zanim cokolwiek zlecicie. To więcej niż referencja, bo referencji nie da się sprawdzić linijka po linijce.

Gdzie trzymane są nasze dane i token do KSeF?

U Was. Integrację stawiam na Waszym serwerze, a klient czyta konfigurację wyłącznie ze zmiennych środowiskowych, więc w kodzie nie ma żadnych sekretów. Jeżeli wolicie rozwiązanie chmurowe, powiem wprost, co przez czyją infrastrukturę przechodzi, zanim cokolwiek uruchomimy.

Zdążymy przed 1 stycznia 2027?

Przy typowym zakresie wdrożenie zajmuje kilka tygodni, więc tak, ale grudzień 2026 będzie najgorszym możliwym momentem na zaczynanie. Wtedy naraz kończą się wszystkie przepisy przejściowe i wszyscy, którzy odkładali temat, będą szukać tego samego w tym samym tygodniu.

To nie to, czego szukasz?

Inne gotowce ze stałą ceną, które rozwiązują jeden konkretny problem.

Koniec z przepisywaniem w obie strony

Integracja CRM z ERP

rozpoznanie i lista niedopasowanych kontrahentów za darmo

od 2 900 zł→

Ile to kosztuje, rozbite na pozycje

Wdrożenie n8n

licencja n8n na własnym serwerze: 0 zł

od 790 zł→

Stanęła integracja albo scenariusz

Pogotowie automatyzacji

odpowiedź do 2 godzin w godzinach pracy

diagnoza 49 zł→

Napiszcie, w czym dziś wystawiacie faktury

Wystarczy nazwa programu księgowego albo systemu sprzedażowego i jedno zdanie o tym, ile faktur miesięcznie z niego wychodzi. Odpiszę, czy integracja ma sens, czy wystarczy Wam gotowy program.

Co dostajesz po zgłoszeniu:

ocenę, czy automatyzacja ma sens w Twoim przypadku
wskazanie pierwszego procesu do uruchomienia
orientacyjne widełki kosztu wdrożenia
odpowiedź w ciągu 24h

Pełna dokumentacja techniczna i mapa AS-IS → TO-BE to zakres płatnego audytu, diagnoza daje wstępny kierunek, nie pełny projekt.