Numeracja faktur w KSeF w 2027: błąd 440 „Duplikat faktury”
Jeśli numer faktury nie zawiera roku, w 2027 zacznie powtarzać numery z 2026, a KSeF takiej faktury nie przyjmie. Wystarczy dopisać rok do wzoru numeru przed pierwszą fakturą w styczniu.
Skąd odrzucenie
KSeF odrzuca fakturę z kodem 440 „Duplikat faktury”, gdy ten sam NIP sprzedawcy wysłał już fakturę tego samego rodzaju z identycznym numerem. Sprawdza to 10 lat wstecz.
Kogo to dotyczy
Firm, które w 2026 wystawiały faktury w KSeF i zerują numerację co roku albo co miesiąc bez roku w numerze (FV 1, FV 2 albo 1/01). Pierwszy powtórzony numer w 2027 wróci jako odrzucenie.
Co zrobić teraz
Sprawdźcie wzór numeru w programie do faktur i dopiszcie rok, np. 1/01/2027. Pozostałe sprawy na koniec przepisów przejściowych zbiera nasza lista kontrolna KSeF na 1 stycznia 2027, bez rejestracji.
Pytania
Czy po przejściu na KSeF trzeba zmienić numerację faktur?
Nie, numer nadajecie sami jak dotąd. Zmiana jest potrzebna tylko wtedy, gdy wzór numeru nie zawiera roku.
Jak długo KSeF pamięta numery?
Sprawdza duplikaty 10 lat wstecz, dla tego samego NIP sprzedawcy i tego samego rodzaju faktury.
Zmieniamy program do faktur. Czy można zacząć numerację od 1?
Tylko jeśli nowa seria nie powtórzy numerów wysłanych do KSeF ze starego programu. Najprościej dodać do wzoru rok albo inny prefiks.
Co zrobić z fakturą odrzuconą jako duplikat?
Nadać jej nowy, niepowtarzalny numer i wysłać ponownie. Odrzucona faktura nie dostała numeru KSeF, więc w obrocie jej nie ma.
Chcecie, żeby faktury z KSeF same trafiały do księgowości?
Bezpłatna diagnoza procesu, bez zobowiązań.
Bezpłatna diagnoza