Faktury kosztowe z KSeF do programu księgowego: jak pobierać je automatycznie
Faktury zakupowe leżą w KSeF, ale nikt Cię o nich nie zawiadomi. Program może pobierać je sam, jeśli dostanie uprawnienie i token.
Faktura jest Twoja w chwili nadania numeru
Nie musisz jej akceptować ani odbierać. Fakturę uznaje się za otrzymaną, gdy KSeF nada jej numer, a datę widać w UPO. Od 1 lutego 2026 tak dostaje faktury każda firma, także ta, która sama wystawia jeszcze poza systemem.
KSeF nic Ci nie powie
System nie wysyła powiadomień, a sprzedawca nie musi przesyłać Ci numeru faktury. Jeśli nikt nie zajrzy do KSeF, koszt czeka tam niezauważony, choć faktury leżą w systemie przez 10 lat.
Ręcznie czy automatem
Przy kilku fakturach wystarczy Aplikacja Podatnika albo Aplikacja Mobilna KSeF. Przy większej liczbie program może pobierać faktury sam, przez integrację z API. Masowo pobierzesz je wyłącznie jako XML, więc program musi umieć je odczytać.
Jedno uprawnienie i token
Program albo biuro potrzebuje uprawnienia do przeglądania faktur. Nadasz je w Aplikacji Podatnika, a biuro może przekazać je swoim pracownikom (zmianę biura opisujemy w tekście faktury z KSeF po zmianie biura). Token do programu generuje osoba z uprawnieniami i działa on do unieważnienia.
Jak często program może pytać
API pozwala na najwyżej 20 eksportów faktur na godzinę, a przy stałej synchronizacji sprawdzanie nie częściej niż co 15 minut. Firma, której to nie wystarcza, może wnioskować o wyższe limity z uzasadnieniem.
Numer z faktury sprawdzisz naszym narzędziem do numeru KSeF, a pojęcie wyjaśnia słownik. Gdy faktury kosztowe mają same trafiać do księgowości albo arkusza, robimy integrację z KSeF. Podstawa: pytania i odpowiedzi na ksef.podatki.gov.pl i dokumentacja API KSeF.
Pytania
Czy muszę potwierdzić odbiór faktury w KSeF?
Nie. Faktura jest otrzymana w chwili, gdy KSeF nada jej numer, a datę przyjęcia widać w UPO.
Czy KSeF wyśle mi maila o nowej fakturze?
Nie, system nie wysyła powiadomień. Nowe faktury sprawdza program albo Ty.
Czy biuro rachunkowe może pobierać faktury kosztowe firmy?
Tak, po nadaniu mu uprawnienia do przeglądania faktur w Aplikacji Podatnika KSeF.
Autor: Paweł Iwanek, Fluxlab. Zaktualizowano .
Chcesz, żeby faktury kosztowe same trafiały do księgowości?
Bezpłatna diagnoza procesu, bez zobowiązań.
Bezpłatna diagnoza